Gestión Documental con cumplimiento normativo, potenciada por IA
Almacena, clasifica y recupera expedientes bajo los estándares del Archivo General de la Nación. TRD automática, retenciones inteligentes, búsqueda en lenguaje natural, OCR con IA y cumplimiento normativo de fábrica.
Úsalo solo o intégralo con toda la suite DOCUS. Tú decides.
Así se ve el módulo de gestión documental en acción
Expedientes organizados, cumplimiento garantizado y búsqueda instantánea en una interfaz intuitiva.
Todo lo que puedes hacer con el módulo de Gestión Documental de DOCUS
Elimina la desorganización física y los riesgos de pérdida de información. Cada expediente se clasifica automáticamente bajo las tablas de retención (TRD/TVD), foliado digital y normativas AGN con historial inalterable de auditoría.
Tabla de Retención Documental (TRD)
Define series, subseries y tipos documentales de tu organización con tiempos de retención, disposición final y cumplimiento AGN e ISO 15489 integrado.
Expedientes Digitales Completos
Agrupa documentos relacionados en expedientes con campos índice personalizables, adjuntos múltiples y ciclo de vida controlado desde creación hasta disposición final.
Búsqueda Avanzada Multi-Filtro
Encuentra cualquier documento en segundos usando filtros por serie, período, responsable, estado o cualquier campo índice personalizado de tu TRD.
Control de Acceso por roles
Define quién accede a qué documentos y expedientes según su rol, unidad administrativa y nivel de clasificación, garantizando confidencialidad y cumplimiento normativo.
Trazabilidad Completa de cada Acción
Registro automático de quién creó, modificó, descargó o eliminó cada documento, con fecha, hora, IP y razón del cambio, listo para auditoría.
Integración Nativa con Procesos BPM
Adjunta expedientes y documentos directamente en los pasos de tus procesos DOCUS, manteniendo la organización documental sin salir del flujo.
Visor Documental Integrado
Abre PDFs, imágenes y documentos escaneados directamente en el navegador con anotaciones, búsqueda de texto y descarga controlada.
Clasificación Automática con IA
Al subir un documento, la IA analiza su contenido y sugiere automáticamente su serie, subserie y tipo documental dentro de la TRD. Tú solo confirmas o ajustas.
Extracción Automática de Metadatos
La IA aplica OCR a documentos escaneados y extrae automáticamente fechas, números de radicado, firmantes y valores clave, llenando los campos índice sin intervención manual.
Búsqueda por palabras clave
Escribe preguntas en lenguaje natural ("Muéstrame todos los contratos de 2023 de la oficina de sistemas") y la IA traduce eso en búsquedas precisas contra tu archivo.
Alertas Inteligentes de Vencimiento
La IA monitorea tiempos de retención y genera alertas proactivas antes de que un documento llegue a su fecha límite, diferenciando transferencias, conservación o eliminación.
Asistente de Consulta Documental 24/7
Cualquier funcionario puede consultar el archivo institucional en lenguaje natural conversando con el asistente DOCUS, sin necesidad de saber cómo está organizada la TRD.
11 módulos conectados
Actívalo solo o conéctalo con el resto de módulos de la suite DOCUS según tu necesidad.
Galería de Pantallas e Interfaces de Gestión Documental
Explora las diferentes pantallas, configuraciones y vistas que tu equipo utilizará en el día a día.
Búsqueda y Consulta Centralizada de Expedientes
Búsqueda por palabras clave, indexación de metadatos y localización inmediata de documentos.
Conecta este módulo con el resto de la suite DOCUS
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